در سال‌های گذشته، افرادی که قصد ثبت شرکت داشتند، از جمله متقاضیان تأسیس شرکت سهامی خاص، مجبور بودند تمام مراحل را به‌صورت حضوری و از طریق مراجعه مستقیم به اداره ثبت شرکت‌ها انجام دهند. این روند زمان‌بر، پرهزینه و همراه با رفت‌وآمدهای متعدد بود.

به‌منظور حل این مشکل، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور سامانه‌ای تحت عنوان سامانه جامع ثبت شرکت‌ها با آدرس اینترنتی irsherkat.ssaa.ir راه‌اندازی کرد. این سامانه بیشتر فرایندهای مربوط به ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری را به‌صورت الکترونیکی و غیرحضوری ارائه می‌دهد.

از جمله خدمات مهم این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت اینترنتی تأسیس شخصیت‌های حقوقی

• ثبت صورت‌جلسات تغییرات

• ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری

• درخواست کد فراگیر برای اتباع خارجی

• استعلام آگهی‌های ثبتی

بنابراین، ثبت شرکت سهامی خاص نیز کاملاً از طریق همین سامانه انجام می‌شود و دیگر نیازی به حضور فیزیکی متقاضیان در اداره ثبت شرکت‌ها نیست.

شرایط ثبت شرکت سهامی خاص

پیش از ورود به سامانه و ثبت اطلاعات، متقاضیان باید از داشتن شرایط لازم برای تأسیس این نوع شرکت مطمئن شوند. بر اساس لایحه اصلاحی قانون تجارت، شرایط اصلی تشکیل شرکت سهامی خاص عبارت‌اند از:

1. حداقل سرمایه اولیه

سرمایه اولیه شرکت نباید کمتر از ۱ میلیون ریال باشد.

2. تعداد مؤسسان

برای تأسیس شرکت سهامی خاص حداقل ۳ نفر سهام‌دار ضروری است.

3. تعهد و پرداخت سرمایه شرکت

مؤسسان باید تمام سرمایه را تعهد کرده و حداقل ۳۵ درصد از آن را به حساب شرکت در شرف تأسیس واریز کنند و رسید واریز را ارائه دهند.
در صورت وجود آورده غیرنقدی، ارائه گزارش کارشناس رسمی دادگستری الزامی است.

4. انتخاب مدیران و بازرسان

نخستین مدیران و بازرسان باید انتخاب و قبول سمت کنند.

5. تعیین روزنامه کثیرالانتشار

جهت درج آگهی‌های شرکت، انتخاب یک روزنامه معتبر ضروری است.

6. امضای اساسنامه و اظهارنامه

اساسنامه و اظهارنامه شرکت باید به امضای تمامی مؤسسان برسد.

مراحل ثبت شرکت سهامی خاص در سامانه

پس از بررسی شرایط، مراحل ثبت شرکت در سامانه جامع به شکل زیر خواهد بود:

مرحله اول: ورود به سامانه

آدرس irsherkat.ssaa.ir را در مرورگر وارد کنید و در بخش «تأسیس شخصیت حقوقی»، گزینه شرکت سهامی خاص را انتخاب کنید.

مرحله دوم: وارد کردن اطلاعات اولیه

اطلاعات مربوط به محل فعالیت، کد پستی، شماره تماس و سال مالی را ثبت کنید.
نکته: با درج کد پستی، آدرس به صورت خودکار نمایش داده می‌شود و قابل ویرایش نیست.

مرحله سوم: ثبت مشخصات متقاضی

اطلاعات کامل فردی که درخواست را ثبت می‌کند در این بخش وارد می‌شود.

مرحله چهارم: دریافت کد پیگیری و ثبت نام‌های پیشنهادی

سامانه کد پیگیری صادر می‌کند. سپس باید حداقل ۵ نام سه‌سیلابی برای شرکت پیشنهاد دهید.

مرحله پنجم: تعیین موضوع فعالیت

گروه و زیرگروه فعالیت شرکت انتخاب می‌شود.

مرحله ششم: تعیین سرمایه و نوع سهام

نوع سرمایه (نقدی یا غیرنقدی) و نوع سهام (بانام یا بی‌نام) مشخص می‌شود.

مرحله هفتم: وارد کردن اطلاعات مدیران و بازرسان

اطلاعات هویتی، سمت و مدت تصدی اعضای هیأت‌مدیره و بازرسان وارد سامانه می‌شود.

مرحله هشتم: تعیین روزنامه شرکت

انتخاب روزنامه رسمی جهت درج آگهی‌ها.

مرحله نهم: دریافت و بررسی اساسنامه

اساسنامه پیشنهادی سامانه را دریافت و در صورت نیاز بخش‌های قابل‌ویرایش را اصلاح کنید.

مرحله دهم: بررسی صورت‌جلسات و اظهارنامه

صورت‌جلسه مجمع مؤسس و هیأت‌مدیره به صورت سیستمی نمایش داده می‌شود. پس از تأیید، اظهارنامه نیز به همین شکل قابل مشاهده و تأیید است.

مرحله یازدهم: دریافت رسید نهایی

با مشاهده رسید پایانی، ثبت درخواست تکمیل شده و باید درخواست را در بخش پیگیری بررسی کنید.

مرحله دوازدهم: ارسال مدارک

پس از تأیید کارشناس، تمامی اوراق چاپ‌شده همراه با مدارک لازم باید از طریق پست سفارشی ارسال شود.

مدارک لازم برای ثبت شرکت سهامی خاص

• دو نسخه اظهارنامه تکمیل‌شده

• دو نسخه اساسنامه امضا شده

• دو نسخه صورت‌جلسه مجمع مؤسس

• دو نسخه صورت‌جلسه هیأت‌مدیره

• کپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملی مؤسسان و بازرسان

• گواهی پرداخت ۳۵٪ سرمایه

• گزارش کارشناس رسمی دادگستری (در صورت آورده غیرنقدی)

• گواهی عدم سوءپیشینه اعضا

• مجوز فعالیت (در صورت نیاز موضوع شرکت)

هزینه ثبت شرکت سهامی خاص

هزینه‌های ثبت معمولاً شامل موارد زیر است:

• واریز ۳۵ درصد سرمایه اولیه

• هزینه گواهی سوءپیشینه

• هزینه تعیین نام

• هزینه حق‌الثبت

• هزینه حق‌تمبر

• هزینه پست مدارک

• هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی